Privacy Beleid

Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Gravenzorg.be is een dienst van Milenst BV. Milenst BV is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die via deze website en in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt.

• Milenst BV, Krommelei 1A, 2110 Wijnegem, België
• Ondernemings- en btw-nummer: BE 1011.071.778
• E-mail: [email protected]
• Telefoon: 0456 99 08 42

2. Waarover deze verklaring gaat

Deze verklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer u een aanvraag doet of klant bent bij Gravenzorg, waarom wij dat doen, op welke rechtsgrond, hoe lang wij ze bewaren, waar ze worden opgeslagen en welke rechten u heeft. Zij geldt voor de website gravenzorg.be en voor onze grafonderhoudsdiensten.

3. Welke gegevens wij verzamelen

Identificatie- en contactgegevens

• Naam en contactgegevens (adres, telefoonnummer, e-mailadres)
• Facturatie- en betaalgegevens

Grafgerelateerde gegevens

• Begraafplaats en grafnummer
• Naam van de overledene, uitsluitend om het graf te kunnen identificeren
• Uw specifieke wensen voor het onderhoud
• Foto's van het graf, voor en na de uitvoering

Gegevens over onze communicatie

• E-mails en berichten die u ons stuurt en onze antwoorden daarop
• Telefoongesprekken, uitsluitend opgenomen wanneer u daar vooraf mee instemt
• Feedback en antwoorden op tevredenheidsvragen

Uw eigen opgave bij een kortingsregeling

• Uw opgave dat u lid bent van een partnerorganisatie of houder bent van een verzekering die recht geeft op korting. Die opgave dient enkel om de juiste korting toe te passen. Wij vragen die niet na bij de betrokken organisatie, ontvangen van hen geen ledenbestand en geven uw opgave niet aan hen door.

4. Waarvoor wij ze gebruiken en op welke grond

Wij verwerken uw gegevens alleen voor de hieronder genoemde doelen, telkens op de daarbij vermelde rechtsgrond uit artikel 6 van de AVG.

• Uw aanvraag behandelen en een offerte opmaken — uitvoering van de overeenkomst of stappen op uw verzoek vóór de sluiting ervan (art. 6.1.b).
• Het grafonderhoud uitvoeren en opvolgen, inclusief de foto's van het graf als verslag van het geleverde werk — uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b).
• Facturatie, betalingsopvolging en boekhouding — uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b) en het naleven van onze wettelijke boekhoud- en fiscale verplichtingen (art. 6.1.c).
• Klantenservice en het beantwoorden van uw vragen — uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b), of ons gerechtvaardigd belang om vragen van geïnteresseerden te beantwoorden (art. 6.1.f).
• Onze dienstverlening verbeteren op basis van feedback en geaggregeerde cijfers — ons gerechtvaardigd belang bij een goed werkende dienst (art. 6.1.f).
• Websitestatistiek — ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f): de meting zonder cookies die onder punt 10 beschreven staat.
• Opname van een telefoongesprek, wanneer dat gebeurt — uw toestemming (art. 6.1.a).

Wij nemen geen beslissingen over u op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en wij doen niet aan profilering.

5. Waar uw gegevens worden opgeslagen

Alle persoonsgegevens die u ons toevertrouwt — uw contact- en facturatiegegevens, de grafgegevens en de foto's van het graf — worden opgeslagen in de EU-regio van onze dienstverleners. Voor deze gegevens vindt geen doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte plaats.

De websitestatistiek werkt zonder cookies en staat beschreven onder punt 10.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet door voor commerciële doeleinden van derden. Wij delen ze uitsluitend met:

• Onze medewerkers en veldploeg, beperkt tot wat zij nodig hebben om het onderhoud uit te voeren;
• Begraafplaatsbeheerders, wanneer dat nodig is om toegang tot de begraafplaats of het graf te krijgen;
• Dienstverleners die voor ons werken als verwerker: het platform waarop onze klantentoepassing draait, onze e-mail- en telefoniedienst, onze boekhoudkundige en betaaldienstverlener en de leverancier die deze website levert. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten of in afsluiting, en zij mogen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de opdracht die wij hen geven. De actuele lijst met namen is opvraagbaar via [email protected];
• Overheden of gerechtelijke instanties, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Samenwerkingen met partnerorganisaties

Werken wij samen met een partnerorganisatie die haar leden of klanten een korting aanbiedt, dan ontvangt die partner van ons geen persoonsgegevens. De rapportage die wij aan zo'n partner bezorgen bevat uitsluitend geaggregeerde cijfers: het aantal aanvragen en bestellingen, de omzet en het gebied, waarbij een postcode pas wordt gerapporteerd vanaf minstens vijf bestellingen in de betrokken periode en anders wordt samengevoegd tot provincieniveau. Namen, adressen, contactgegevens, begraafplaats, grafnummer, de naam van de overledene en foto's van het graf komen in die rapportage niet voor.

7. Hoe wij uw gegevens beveiligen

• Versleutelde verbindingen (TLS) voor alle communicatie met de website en de klantentoepassing
• Versleutelde opslag van gegevens bij onze dienstverleners
• Toegang beperkt tot de personen die de gegevens voor hun taak nodig hebben
• Regelmatige back-ups
• Fysieke documenten in een afgesloten ruimte
• Een interne procedure om een mogelijk datalek te beoordelen en, wanneer de wet dat vereist, binnen 72 uur te melden aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en zo nodig aan u

8. Hoe lang wij ze bewaren

• Klantgegevens: gedurende de looptijd van uw jaarcontract
• Administratieve, facturatie- en boekhoudgegevens: 7 jaar na beëindiging, zoals de wet voorschrijft
• Foto's van graven: tot 2 jaar na beëindiging van de dienstverlening
• Gegevens van een aanvraag die niet tot een overeenkomst leidt: 12 maanden na het laatste contact
• Opgenomen telefoongesprekken: maximaal 3 maanden

Na afloop van deze termijnen worden de gegevens gewist of onomkeerbaar geanonimiseerd.

9. Uw rechten

Onder de AVG heeft u het recht op inzage in uw gegevens, op verbetering van onjuiste gegevens, op wissing, op beperking van de verwerking, op overdraagbaarheid, en op bezwaar tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt. Heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die op elk moment intrekken zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking die daarvóór al gebeurde.

U oefent deze rechten uit via [email protected]. Wij antwoorden binnen één maand. Wij kunnen u om een bijkomend gegeven vragen om zeker te zijn dat de aanvraag van u komt.

10. Cookies

Deze website plaatst geen cookies. Wij meten het gebruik zonder cookies, zoals hieronder beschreven. Meer daarover leest u in ons Cookie Beleid.

Bezoekersmeting en herkenning van bedrijven

Wij meten hoe deze website gebruikt wordt, met eigen software en zonder cookies. Bij elke pagina die u opent, registreren wij:

• welke pagina, wanneer, en via welke website of zoekmachine u binnenkwam;
• het land en de stad die bij uw internetverbinding horen, het soort toestel, de schermgrootte, de taal en de tijdzone van uw browser;
• hoe lang de pagina openstond, hoe ver u scrolde en of u muis, toetsenbord of scherm gebruikte. Daarmee onderscheiden wij echte bezoekers van geautomatiseerde programma's (bots);
• de organisatie achter het netwerk waarmee u surft. Daarvoor zoeken wij uw IP-adres op het moment van het bezoek op in openbare registers (het RIPE-register en de omgekeerde DNS) en zoeken wij die organisatie op in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Surft u via het netwerk van een bedrijf, school of overheid, dan zien wij die organisatie. Surft u thuis of met uw gsm-abonnement, dan zien wij alleen uw internetprovider.

Uw IP-adres zelf bewaren wij niet. Wij maken er een sleutel van die elke dag verandert. Zo zien wij binnen één dag welke pagina's bij hetzelfde bezoek horen, maar herkennen wij u niet over dagen heen.

Persoonlijke links. Een link naar onze website in een e-mail van ons kan een persoonlijke code bevatten (bijvoorbeeld ?r=k7f2q9ab). Klikt u daarop, dan weten wij dat u het bent en welke pagina's u die dag bekeek. Wilt u dat niet, verwijder dan de code uit het adres of ga rechtstreeks naar de website. Laat u via een formulier uw gegevens achter, dan koppelen wij die aan de pagina's die u die dag bekeek.

Waarom: om de website te verbeteren en om te zien welke organisaties belangstelling hebben voor onze diensten, zodat wij hen gericht kunnen opvolgen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang. Wij houden de inbreuk op uw privacy zo klein mogelijk: geen cookies, geen bewaarde IP-adressen, geen herkenning over dagen heen zonder persoonlijke link, en wij verkopen of delen deze gegevens niet. Bewaartermijn: 13 maanden. Verwerkers: Cloudflare (hosting en database); de opzoekingen gebeuren bij RIPE NCC en Cloudflare DNS. Bezwaar: mail naar [email protected]; wij verwijderen dan de gegevens die wij aan u kunnen koppelen.

11. Wijzigingen aan deze verklaring

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of de regelgeving dat vraagt. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat het laatst gebeurde. Gaat het om een wijziging die u wezenlijk raakt, dan brengen wij u daarvan op de hoogte.

12. Contact en klachten

Vragen over deze verklaring of over uw gegevens: [email protected] of 0456 99 08 42.

Bent u niet tevreden over ons antwoord, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, [email protected], www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.